Obowiązek zawarcia pisemnej umowy z jednostką medycyny pracy, która będzie przeprowadzać badania lekarskie pracowników danego zakładu, wynika z art. 12 ust. 1 ustawy z dnia 27 czerwca 1997 r. o służbie medycyny pracy. W przepisach nie przewidziano możliwości uznawania orzeczeń od lekarza medycyny pracy, który nie zawarł z pracodawcą ww. umowy, ale jednocześnie przepisy nie wykluczają możliwości zawarcia stosownej umowy z kilkoma jednostkami równocześnie.
Zgodnie z art. 12 ust. 1 ww. ustawy, badania wstępne, okresowe i kontrolne pracowników oraz inne świadczenia zdrowotne są wykonywane na podstawie pisemnej umowy zawartej przez pracodawcę z podstawową jednostką służby medycyny pracy. W konsekwencji badania wykonane poza tą jednostką mogą zostać zakwestionowane, np. w razie kontroli PIP. Art. 13 określa z kolei, że pracodawca, działając w porozumieniu z przedstawicielami pracowników, ma prawo wyboru podstawowej jednostki służby medycyny pracy.
Przepisy zawarte w ustawie precyzuje rozporządzenie Ministra Zdrowia i Opieki Społecznej z dnia 30 maja 1996 r. w sprawie przeprowadzania badań lekarskich pracowników. § 3 tego rozporządzenia stwierdza, że lekarz medycyny pracy orzeka o zdolności pracowników do pracy bądź jej braku, nie tylko na podstawie wyników przeprowadzonych badań, lecz również oceny zagrożeń dla zdrowia i życia zatrudnionych, występujących na ich stanowiskach pracy. Stąd obligatoryjnymi elementami skierowania na badania są nazwa stanowiska lub stanowisk pracy, informacja o występujących w procesie pracy czynnikach szkodliwych dla zdrowia lub warunkach uciążliwych oraz aktualne wyniki wykonanych na tych stanowiskach badań i pomiarów czynników szkodliwych dla zdrowia. Ustawodawca wyszedł z założenia, że rzetelnej oceny zagrożeń dla zdrowia i życia pracownika, występujących na stanowisku pracy, może dokonać jedynie lekarz, który zna warunki panujące w danym zakładzie. To skutkowało wprowadzeniem przepisów odnośnie umowy z jednostką medycyny pracy.
Z powyższych przepisów jasno wynika, że zawarcie przez pracodawcę umowy z jednostką medycyny pracy, która będzie przeprowadzać badania lekarskie pracowników danego zakładu, jest obowiązkowe. Dotyczy to każdego zakładu pracy, bez względu na ilość zatrudnianych pracowników. W praktyce rzadko jest to stosowane, aczkolwiek trzeba mieć świadomość konsekwencji, jakie mogą z tego wyniknąć w razie kontroli przeprowadzanej przez Państwową Inspekcję Pracy. Tym samym orzeczenie lekarza medycyny pracy, z którym pracodawca nie zawarł stosownej umowy, może nie być honorowane. Nie bez znaczenia jest jednak fakt, że małe zakłady pracy praktycznie w ogóle nie stosują się do ww. przepisów; zapewne więc wszystko zależy od inspektora PIP, który będzie, lub nie będzie, kwestionował zaświadczenia od lekarza, z którym nie podpisano umowy.
Podkreślić należy, że przepisy nie wykluczają możliwości zawarcia stosownej umowy z kilkoma jednostkami równocześnie, gdyż każda z nich będzie mogła podejmować działania, o których mowa w ww. ustawie i rozporządzeniu.